Про хранение документов

Публикация № 1191495

Управление - Документооборот и делопроизводство

документы хранение

Небольшой тезисный экскурс по сроку хранения документов по их видам и подразделениям.

Привет!

Как всегда: что вижу, о том и пою. Занимаюсь я сейчас архивацией большого массива документов и периодически гуглю сроки хранения. Всякий раз продираясь через таблички с названиями групп документов, вспоминаю свой самый первый архив и кампанию по его созданию. Это был мой личный ад продолжительностью семь месяцев, потому как решительно ничего вменяемого нагуглить не получалось, а таблички с сухими формулировками вызывали оторопь. Постепенно, конечно, разобралась и вот теперь, в очередной раз применяя эти знания, решила поделиться с этими нашими интернетами.

Постараюсь максимально структурировать информацию по подразделениям или специалистам, которым эти знания могут пригодиться.

Но сперва нам понадобиться немного общей информации.

Хоть мы в нашей необъятной изо всех сил улиточным темпом движемся к электронному документообороту, на сегодняшний день мы все еще погружены в бумагу. И эту несчастную бумагу надо хранить, причем желательно так, чтобы там можно было по необходимости что-то найти, а когда настанет пора уничтожения – просто взять нужное и отправить в переработку (или в костер).

Все, что я буду рассказывать ниже относится к моей системе работы, которая много раз себя оправдывала.

Перед началом уточню несколько важных вещей:

  1. Все, что будет ниже, относится к коммерческим организациям. У бюджетников песня вообще другая: слова вроде те же, а в совсем другом порядке.
  2.  Вы можете в своей организации утверждать любые документы в целях внутреннего информационного обеспечения, но тогда сразу утверждайте и сроки хранения.
  3. Если вы решили отойти от типовых унифицированных форм документов – пожалуйста, утверждайте такие, какие удобно, но, во-первых, ваши нетиповые формы должны отражать всю ту же информацию, что и типовые (просто верьте – из меня чуть душу не вынули как-то раз), во-вторых, хранить их нужно столько же, столько же.
  4. Срок хранения документов начинается в году следующем, за годом издания.

Применительно срокам хранения: помните о том, что храним мы не документы, а информацию, которую они содержат.

Все сроки хранения указываю с учетом требований законодателя, но во многом с оглядкой на собственный опыт.

 

Отдел кадров

Начну со своего родного.

Прежде всего, уточним понятия:

  1. Приказы по личному составу – это любые приказы, которые имеют под собой «бумажные» основания - график отпусков, заявление работника, служебная записка и пр..
  2. Приказы по основной деятельности – это любые приказы, которые имеют под собой любые «небумажные», в рамках компании, основания. Производственная необходимость, желание директора, исполнение требований любых подзаконных актов и пр..
  3. Личные карточки НЕРАВНО личные дела. Если вы думаете, что я это просто чтобы пункт добавить – нет. Я реально встречала «коллег», которые меня убеждали, что личные дела и личные карточки – одно и то же.
  4. Журналы учета документов – вещь не обязательная. Они нужны для сохранения сквозной уникальной нумерации документов. Лично я свои базы данных научила регистрировать мне приказы, чтобы не зависеть от того, взяла ли я, например, журнал с собой и прочих шуток от человеческого фактора.

Сроки хранения

Для упрощения, разделим все случаи хранения на общие и частные.

Локальные нормативные акты – общие случаи: хранятся 75 лет. К ним относятся:

  • Все, что озаглавлено «Положение», «Регламент» и т.п.
  • Журналы ознакомления с этими актами, если ознакамливаете посредством журналов
  • Штатное расписание
  • Журналы инструктажей по всем поводам
  • Должностные инструкции (или другие виды утверждения должностных обязанностей)

Локальные нормативные акты – частные случаи: график отпусков хранится три года с момента окончания его срока действия.

Приказы по личному составу – общие случаи: хранятся 75 лет. К ним относятся:

  • Приказы о приеме
  • Приказы о переводе
  • Приказы об увольнении
  • Приказы о выплате материальной помощи (если используете)
  • Приказы о выплате пособий (любых)
  • Приказы о командировках
  • Приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком

Тут хочу остановиться и обратить внимание коллег: отпуск по уходу за ребенком предоставляется до момента исполнения трех лет ребенку. Не до полутора. До полутора выплачивается пособие по уходу за этим самым ребенком. Это разные вещи. Не путайте теплое с мягким. *ругается матом по-бобриному*

  • Приказы о начислении и выплате премий всех видов

Приказы по личному составу – частные случаи: приказы по отпускам хранятся 5 лет. При этом обратите внимание, что заявления о переносе отпуска по графику относятся к вносимым изменениям в график отпусков и хранятся столько же, сколько и график.

Приказы по основной деятельности – общие случаи: хранятся 75 лет. К ним относятся:

  • Приказы об утверждении любых нормативных локальных актов
  • Приказы об уточнении внутреннего трудового распорядка
  • Приказы о проведении корпоративных мероприятий
  • Приказы о предоставлении права подписи

Частных случаев тут нет, хотя скажу, что законодатель предлагает нам самостоятельно определять ценность приказов. Мой опыт говорит нам: проще хранить, чем перебирать, собирать комиссию для оценки и вот это вот все, даже рассказывать не буду (в гугле полно).

Личные дела хранятся 75 лет. Точнее, так хранятся личные карточки, но я формирую с ними вместе личные дела в которых храню трудовые договоры (вместе со всеми дополнительными соглашениями), заявления о чем-нибудь, другие потенциально важные документы, вроде листов ознакомления с локалкой. Даже не пересчитать, сколько раз мне это помогало.

Все, больше кадры, по идее, ничего не хранят.

 

Бухгалтерия

По зарплате:

Вот даже разбивать не буду. Все, что относится к взносам и налогам хранится все время существования организации. Все основания для начислений: табели учета рабочего времени, заявления где применимо и прочее, что ведет сама бухгалтерия; ведомости на выплату, по налогам, карточки учета страховых взносов, листки нетрудоспособности, справки-расчеты и все, что вы сможете вспомнить относящегося к зарплате, хранится пока существует организация. Постоянный срок хранения называется.

Закупки и продажи:

Преимущественно, хранится 5 лет, потом подлежит уничтожению. Акты, накладные, УПДшки, отчеты комитентам (и все по комиссии), договоры, счет-фактуры – все хранится пять лет. По необходимости вы можете утвердить в своей компании больший срок хранения, меньший – не можете.

Отчеты:

Все, что вы отправляете в ПФР, ФСС, ФНС и другие фонды храним 6 лет. Вообще, законодатель предусматривает разбивку по видам, но я настоятельно советую не грызть кактус.

Касса:

Все формы КО и АО со всеми приложениями храним 5 лет.

 

Юридическая служба:

В основном, хранят комплекты документов по исполнительным производствам и срок их хранения – 10 лет. Это тоже случай, когда не стоит обедать кактусом.

Уставные документы компании, свидетельства о постановках на учет, документы открытия/закрытия обособленных подразделений и вот это вот все хранится вечно. Да, вечно. Смиритесь.

Кадры расписаны подробнее, но по ним мне чаще вопросы задают, честно говоря, а вот бухгалтеры с юристами обычно сами понимают какой документ куда относить.

Чаще всего, в компаниях хранят те документы, которые я прописала в бухгалтерии, несколько расповсюдивая их по подразделениям.

Если какой-то документ непонятно сколько хранить спрашивайте – вместе разберемся.

 

Физически хранение документов

Сразу оговорю два моих личных табу:

  1. Копии документов, содержащих персональные данные (паспорт, СНИЛС, ИНН, свидетельства о чем-нибудь и пр.) на бумаге не хранятся.
  2. Постоянное хранение в папках.

Оперативно нужны последние три года – текущий и два предыдущих. Если и нужны документы более ранних периодов, то это частные редкие случаи.

Вот как я храню пошагово:

  1. Ревизия

Год заканчивается, я вытаскиваю все папки по закончившемуся году и провожу ревизию, соответственно учетной системе (у меня – базы, а могут быть журналы, перечни). Мне нужно проверить, что никакие документы от меня не утекли – это относительно приказов.

Относительно бухгалтерии – с поставщиками, комиссионерами и покупателями проводим сверки, в процессе проверяя наличие документов из этих сверок физически в организации; ведомости – по перечислениям и пр.. То есть находим к чему привязаться – перечисления зарплаты, регистраторы, поступления на расчетный счет и так далее и проверяем наличие всех документов по этому поводу.

  1. Опись

Я храню документы пачками (составы которых мои базы умеют помнить). Для этого я раскладываю их по порядку (на случай поиска без базы) – по номерам или по алфавиту, описываю состав и содержание пачки, в процессе нанизывая на такую штуку:

Потом «закрываю» пачку – кладу сверху лист с номером и уточнением что там (просто общими словами – приказ по отпускам, приказы по личному составу, продажи – акты, закупки и т.д.; за такой-то год).

После этого сформированная и готовая для хранения пачка отправляется в шкаф для оперативного хранения, а когда она выпадает за предел трех лет – уходит далеко и глубоко в архив. Всегда ведь есть какое-то труднодоступное место, где можно хранить документы? В архиве все живет коробами, на которых написано, какие внутри пачки.

 

Уничтожение документов

В общем случае все можно сдать на вторичную переработку, как я и рекомендую поступать.

Частный случай – персональные данные, то есть копии документов. Тут я все уничтожаю собственноручно посредством шредера и только после этого – переработка.

Ключевое, что нельзя просто взять и уничтожить документы. Для этого нужно составить акт, где вы перечислите что собственно уничтожаете. А знаете зачем? Знаете. Чтобы если кто-то попытается вытрясти из вас акт восьмилетней давности, например, вы могли предоставить подтверждение уничтожения документов. Что и каким способом вы бы не уничтожали – все записывайте.

Форм актов и приказов на уничтожение (если у вас в компании все плевки приказами оформляются) масса в интернетах, так что прикладывать не буду.

--

Резюме

Лично конкретно я люблю бумажки. Вот вижу и ничего не могу с собой поделать – сразу начинаю перебирать. Меня раздражает, когда я не знаю что у меня есть, как я могу ответить на внешние запросы и т.п.. Вот как будто голова изнутри чешется. Поэтому у меня есть целая система учета и хранения, которую я постаралась кратко и сжато описать.

Да, в каждой компании приходится потратить до десяти месяцев на организацию системы хранения, но это дает уверенность.

По поводу копий паспортов. В России набирает обороты воровство персональных данных и по этому поводу ко мне уже несколько раз приходили с обвинениями о том, что я (организация в моем лице) допустила утечку, из-за которой оформился кредит-ипотека-рабство, украли личность и пр.. И изматывающие суды мне заменило короткое предоставление актов об уничтожении копий паспорта посредством шредера и последующей передачи на вторичную переработку. Я в домике, так сказать.

Я искренне надеюсь, что этот материал кому-то поможет и буду рада ответить на вопросы.

Специальные предложения

Комментарии
Избранное Подписка Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. AlX0id 07.02.20 10:45 Сейчас в теме
По поводу копий паспортов. В России набирает обороты воровство персональных данных и по этому поводу ко мне уже несколько раз приходили с обвинениями о том, что я (организация в моем лице) допустила утечку, из-за которой оформился кредит-ипотека-рабство, украли личность и пр.. И изматывающие суды мне заменило короткое предоставление актов об уничтожении копий паспорта посредством шредера и последующей передачи на вторичную переработку. Я в домике, так сказать.

Как по мне так не очень понятно.. Типа кто-то пострадал от действий/бездействий СБ банка, а доказывать свою невиновность нужно тем, кто хранит документы? ))
Ну как бы это ладно. Допустим, нужно доказать, что это не Вы.. Что скажет акт об уничтожении и кто его подписывает? ) Где гарантия, что с копии не была сделана еще копия? )
2. VKuser24804875 64 07.02.20 12:01 Сейчас в теме
(1) это история про "вышлите мне фото как доказательство того, что товара нет": видите стол - он пустой)). почему по этому поводу ходят к работодателям - я тоже не знаю, однако ж...
3. DonAlPatino 140 13.02.20 14:19 Сейчас в теме
У меня сегодня как раз кадровики за спиной обсуждали что делать с документами, которые надо хранить 75 лет при ликвидации организации. Раньше их вроде в какие-то госархивы сдавали, а теперь говорят не принимают при отсутствие согласия на передачу ПД в те же самые госархивы. А кто же это согласие заранее собирает?
4. VKuser24804875 64 13.02.20 14:50 Сейчас в теме
(3) можно в общее согласие, которое при приеме подписывается сразу включить условие о том, что в случае ликвидации организации документы будут переданы в городской государственный архив.
вообще, предполагается, что все длительного хранения после ликвидации остается у лица с правом первой подписи (гендиры, чаще всего) и собственно где-то зарастает пылью и плесенью, но за это особо не карают, так что чаще всего эту необходимость игнорируют.
5. DonAlPatino 140 13.02.20 14:54 Сейчас в теме
(4)Хм... Знаю лично одного гендира 20 контор, в каждой из которых в разное время работало по 10-15-20 тыс. сотрудников. Боюсь ему площади всего его дачного участка хранить все это не хватит.
Насчет согласия очевидно думать надо было до.
Ну и главное - проблема-то во всей этой ситуации для сотрудников, а не для организации. Это им свой трудовой стаж доказывать придется если что. А организации что?
6. VKuser24804875 64 13.02.20 16:05 Сейчас в теме
(5) организации - относительно небольшие штрафы)
подозреваю, что эту неопределенность устранят очень не скоро, так что или склады арендовать, или на свой страх уничтожать(
7. DonAlPatino 140 13.02.20 16:43 Сейчас в теме
(6)Если организация ликвидирована, то как ее оштрафовать?
8. VKuser24804875 64 13.02.20 17:16 Сейчас в теме
(7) всегда есть учредитель или гендир как ответственное лицо)
Оставьте свое сообщение

См. также

Как настроить правильную техподдержку (helpdesk, service desk на коленке) Промо

Управление услугами и сервисом Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) Документооборот и делопроизводство Монитор заказов Учет рабочего времени Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) Документооборот и делопроизводство Монитор заказов Учет рабочего времени v8 УУ Бесплатно (free)

Эта статья будет полезна для компаний, которые оказывают техническую поддержку своим пользователям - внешним или внутренним клиентам. В статье я расскажу, как оказываем поддержку мы, как выстроили этот бизнес-процесс, что контролируем и на что обращаем внимание в работе. Вы можете использовать наш опыт при построении собственной системы поддержки или обратиться к нам за помощью за построением такой системы, будем рады помочь. В статье формируется основной набор правил, которые мы сформировали при настройке системы для себя, а так же небольшие примеры того, как мы эти правила применяем.

24.04.2019    15066    0    siddy    0    

Почему в организациях рождается решение по автоматизации документооборота

Документооборот и делопроизводство Россия Бесплатно (free)

Бизнес-аналитик Марта Сныткина запускает серию статей о проблемах внедрения документооборота. Личный опыт и собеседования с заказчиками показали: когда вопрос касается документооборота, компании не знают, с чего начать и как навести порядок в своих архивах. Вот вопросы, которые заказчики задают мне чаще всего. Как определить, что пришло время для электронного документооборота? С чего необходимо начинать работу при внедрении системы документооборота? Какие проблемы могут возникнуть при подготовки к внедрению документооборота и способы их решения. Попробуем ответить на них вместе!

01.06.2020    822    0    Marta.Snytkina    0    

Визуализация электронной подписи в заполняемом файле MS Word в 1С:Документооборот

Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

Произвольное размещение визуализации электронной подписи в заполняемом документе MS Word в конфигурации 1С:Документооборот.

09.04.2020    1674    0    Xleo777    2    

Делегирование в 1С:Документооборот

Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

Важной составляющей при настройке прав доступа пользователей в электронный документооборот «1С:Предприятия» является механизм делегирования прав. Он применяется в случае временного отсутствия одного сотрудника (отпуск, больничный и пр.) и необходимости перенаправлять обязанности и ответственность за своевременное выполнение задач на другого сотрудника. При процессе делегирования возможна передача нескольких или всех прав.

25.02.2020    2293    0    Koder_Line    4    

Права доступа в 1С:Документооборот 2.1 Промо

Информационная безопасность Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

В программе 1С:Документооборот ред 2.1 механизм системы прав доступа сильно изменился. С одной стороны, права доступа в данной версии стали проще и быстрее, с другой стороны - права по рабочим группам объектов теперь могут противоречить политикам доступа. Разберемся в данной статье как работает механизм прав доступа в 1с документообороте 2.1.

16.09.2016    69222    0    vlush78    0    

Отправка "Заявления на подключение к ЭДО ПФР" из программы "1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 2" для СЗВ-ТД

Документооборот и делопроизводство Зарплата Управление персоналом (HRM) v8 v8::БУ БП2.0 Россия БУ ФОМС, ПФ, ФСС Бесплатно (free)

Инструкция по отправке "Заявления на подключение к ЭДО ПФР" из программы "1С Бухгалтерия предприятия, ред. 2" для обмена сведениями об электронных трудовых книжках и отправки отчетов по форме СЗВ-ТД.

11.02.2020    16738    0    rusmil    8    

Детектор завершения согласования для 1С: Документооборот КОРП

Практика программирования Документооборот и делопроизводство v8::УФ ДО УУ Бесплатно (free)

Детектор, обнаруживающий завершение согласования и создающий соответствующее бизнес-событие, на которое можно настроить обработчик или автозапуск процесса.

04.02.2020    2210    0    shiaju    3    

Электронные трудовые книжки, СЗВ-ТД в ЗУП 3.1 - сборник ответов на вопросы и полезные ссылки

Документооборот и делопроизводство Зарплата v8 v8::СПР ЗУП3.x Россия БУ Бесплатно (free)

С 1 января 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки. До середины февраля 2020 г. все работодатели должны сдать первый отчет по форме СЗВ-ТД. Не смотря на то, что срок сдачи уже достаточно близок, информация по данному направлению постоянно изменяется и уточняется. Я постаралась собрать ключевые моменты, касающиеся перехода на электронный формат ведения трудовых книжек сотрудников в программе ЗУП 3.1, которые возникли при изучении этого нововведения. Данный сборник будет полезен как бухгалтеру/кадровику, так и 1С программисту или консультанту, сопровождающему переход. Весь предложенный материал можно найти самостоятельно, моей целью было собрать разные источники воедино дабы облегчить работу моим коллегам. В связи с тем, что информация может корректироваться и уточняться, необходимо проверять ее актуальность, поэтому в каждом найденном ответе указан источник для проверки. Внимание - данный сборник является справочным, работодатель должен руководствоваться исключительно Законодательством об электронных трудовых книжках. В сборник первоначально вошли только те вопросы, с которыми я столкнулась в своей работе лично, поэтому критика и предложения по дополнению приветствуются! !!!UPD - произошло значительное изменение функционала СЗВ - ТД https://its.1c.ru/db/updinfo#content:701:1:issogl2_2

28.01.2020    39883    0    Bene_Valete    214    

Конфигурация: Автоматизация работы ИТ-отдела Промо

Финансовый учет и бюджетирование (FRP) Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) Документооборот и делопроизводство Управление персоналом (HRM) Управление холдингом (CPM) Учет ОС и НМА Учет рабочего времени Управленческий учет (прочее) v77::ОУ ИТ-компания УУ Бесплатно (free)

Конфигурация предназначенная для автоматизации работы ИТ-отдела. На данный момент реализованы блоки учета бюджетирования, оборудования, кадровый учет, учет расходных материалов и программного обеспечения и т.д. Программный комплекс "Аристотель" предназначен для автоматизации деятельности подразделений информационных технологий, и ориентирован в первую очередь на руководителей ИТ–подразделений малого и среднего бизнеса, но также может использоваться для решения определенных задач и в рамках более крупных организаций. На основе ролей для каждого сотрудника, как ИТ–подразделения так и внешнего бизнес-подразделения организуется полноценное рабочее место со своим уровнем доступа. Програмный комплекс построен на широко распространенной платформе 1С:Предприятие.

3000 руб.

18.02.2008    49123    8    232    

Возврат рекомендуемых шаблонов и ограничение состава процессов обработки в 1С:Документооборот 2.1.13+

Документооборот и делопроизводство v8::Бизнес-процессы ДО УУ Бесплатно (free)

Как быстро вернуть рекомендуемые шаблоны в помощник отправки начиная с версии 2.1.13.

20.01.2020    1683    0    pavlig    0    

Новые возможности обработки Печать договоров по шаблонам для УТ 11, КА 2, ERP 2

Печатные формы документов Документооборот и делопроизводство v8 ERP2 УТ11 КА2 Бесплатно (free)

В публикации описаны возможности обработки, которые появились в новых релизах

19.12.2019    3059    0    pparshin    0    

Добавление собственного виджета в 1С:Документооборот

Практика программирования Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

В данной публикации я хочу описать процесс добавления собственного виджета для функционала отсутствий в 1С документооборот.

14.12.2019    3549    0    pavelpribytkin96    1    

Интеграция «1С:Управление производственным предприятием» с «1С:Документооборот» Промо

Перенос данных из 1C8 в 1C8 Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 КА1 УПП1 ДО Бесплатно (free)

В данной статье пойдет речь о возможности интеграции 1С:Управление производственным предприятием ред. 1.3 с 1С:Документооборот КОРП и о том, что может получить предприятие от этой интеграции.

18.02.2013    60762    0    Vladimir_Konyrev    38    

Вывод полной истории в задаче по всему "дереву" бизнес-процессов

Документооборот и делопроизводство Практика программирования v8::Бизнес-процессы ДО Россия УУ Бесплатно (free)

Вашему вниманию предлагается моя версия текста общего модуля "ОбзорЗадачВызовСервераПереопределяемый" для конфигурации 1С:Документооборот.

20.11.2019    4012    0    rmIvanT    10    

1С:Документооборот. Уведомление параллельных исполнителей. Дополнительный обработчик Бизнес-события

Документооборот и делопроизводство Практика программирования v8::Бизнес-процессы ДО Россия Бесплатно (free)

Вашему вниманию предлагается пользовательский обработчик бизнес-события по созданию уведомлений параллельных исполнителей. Для бизнес-процесса "Исполнение".

14.11.2019    2575    0    rmIvanT    0    

Использование справочника "Условия маршрутизации" для бизнес-событий в 1С Документооборот.

Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

Часто возникает ситуация, когда нужно написать обработчик бизнес-события, в алгоритмах которого необходимо, например, использовать данные внутреннего документа (значения доп. реквизитов, обычных реквизитов и т.д.). В данной публикации я хочу поделиться своим решением данной задачи через условия маршрутизации.

28.10.2019    8042    0    pavelpribytkin96    6    

Пример предпроектного обследования Промо

Управление проектом Документооборот и делопроизводство Зарплата Учетная политика Документооборот и делопроизводство Зарплата Учетная политика Пищевая промышленность 1С:Франчайзи, автоматизация бизнеса Россия БУ УУ Бесплатно (free)

В процессе предпроектного обследования ЗАО «...» изучаются основные направления производственно-хозяйственной деятельности, организационная структура ЗАО «...». Определяются функции подразделений, существующие информационные взаимосвязи  между подразделениями, внутренний и внешний документооборот....

17.10.2006    86701    0    support    30    

Автоматический запуск бизнес-процессов по входящим письмам с электронной почты в 1С Документооборот.

Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

Коллеги, в данной публикации я хочу описать пример настройки автоматического запуска бизнес-процессов по входящим письмам в документообороте с использованием встроенного почтового клиента.

28.10.2019    8998    0    pavelpribytkin96    5    

Отображение схемы комплексного процесса в карточке процесса через бесшовную интеграцию с ДО.

Практика программирования Документооборот и делопроизводство v8 ДО ERP2 УТ11 КА2 Бесплатно (free)

В данной публикации я хочу описать доработку, с помощью которой можно вывести схему комплексного процесса через бесшовную интеграцию с ДО в форме комплексного процесса.

23.10.2019    4422    0    pavelpribytkin96    2    

Работа с автозаполнением шаблонов файлов в документообороте

Практика программирования Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

При автозаполнении шаблонов файлов средствами MS Word возникает такая проблема - если одно и то же поле используется несколько раз в документе, тогда приходится дублировать закладки, например, если поле "Ответственный" используется 2 раза приходится создавать 2 закладки (Ответственный", "Ответственный2") и дублировать правила заполнения для этих полей. В данной статье я хочу рассказать каким образом можно создавать только 1 закладку и использовать данные из этой закладки в других местах документа.

22.09.2019    4225    0    pavelpribytkin96    2    

Как внедрить 1С:Документооборот в условиях хаоса

Управление проектом Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО УУ Бесплатно (free)

Не всегда проекты можно внедрить по заранее спланированному алгоритму. Скорее, даже никогда проекты не удается выполнить по универсальному плану: в каждой конкретной ситуации есть свои сложности и свои проблемы. Опытом внедрения 1C:Документооборот в отсутствии описанных процессов и утвержденной структуры предприятия на конференции поделилась руководитель отдела автоматизации торговой сети РЕМИ Марина Лимонтова (г. Владивосток).

21.08.2019    12402    0    limm28    14    

Механизм бизнес-событий на конкретном примере

Управление бизнес-процессами (BPM) Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8::Бизнес-процессы ДО Россия УУ Бесплатно (free)

Есть в системе 1С:Документооборот механизм бизнес-событий. Когда мне понадобилось решить конкретную задачу, гугление ни к чему конкретному не привело. Хотелось так «вжух» и всё понять про данный механизм, но в итоге пришлось лезть в код 1С и смотреть реализацию данного механизма. В данной публикации поделюсь результатами исследований, может, кому-то это поможет быстро и легко во всём разобраться.

18.02.2019    10374    0    soulner    0    

Обзор систем автоматизации документооборота: 1С:Документооборот, Диадок и Directum

Пользователю системы Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство Россия Бесплатно (free)

Статья будет посвящена сравнению трех систем документооборота и выделению среди них наиболее функциональной и удобной.

16.03.2018    15892    0    alis112358    14    

Переход на новые форматы ЭДО после 01.07.2017. (использование УПД)

Пользователю системы Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 1cv8.cf Россия БУ Бесплатно (free)

В статье я постарался кратко расписать, какие варианты обмена ЭДО с контрагентами доступны в 1С (любой конфигурации 1С) по новым форматам. Скрины новых форматов в списке картинок к статье. Добавил исправление поведения УПД при формировании ЭД.

25.07.2017    18463    0    igo1    10    

1С:Документооборот. Дополнительные обработчики бизнес-событий

Практика программирования Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

Есть ситуации, когда входящее письмо приходит из вышестоящей/контролирующей организации, зачастую со сроком исполнения "завтра". Поэтому разумно было бы в задачах рассмотрения иметь адекватный срок исполнения/рассмотрения. Если задачи рассмотрения создаются автоматически, тогда самым подходящим способом решения данной задачи будет пользовательский обработчик события.

03.05.2017    13294    0    aabogachev    1    

Добавление произвольной картинки (факсимиле, виза, подпись и т.д.) в шаблон документа (Microsoft Word doc., docx.) для конфигурации 1С: Документооборот 2.1 с минимальными изменениями в конфигурации

Документооборот и делопроизводство Практика программирования Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

В данном примере представлен небольшой сниппет для добавления картинок (подписи, визы, факсимиле) к шаблону документа (Microsoft Word doc., docx.) в системе 1С: Документооборот 2, используя типовую функцию вставки штрихкода.

28.02.2017    12257    0    Spartacus    2    

Документооборот: Перепоручить задачу из почты

Практика программирования Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО Россия Бесплатно (free)

Смысл доработки - в письмах-командах добавляется команда-ссылка "Перепоручить". При клике создается письмо, если в копию поставить email пользователей СЭД и отправить письмо, то данная задача будет перепоручена данным пользователям. Удобно для линейных руководителей - получив задачу от СЭД в почту, достаточно двух кликов, чтобы не заходя в 1С, поручить дело подчиненному.

13.02.2017    9404    0    aabogachev    4    

Управление договорами в 1С:Документооборот

Управление бизнес-процессами (BPM) Документооборот и делопроизводство Пользователю системы Бухгалтерский учет Документооборот и делопроизводство v8 ДО УУ Бесплатно (free)

В 1С:Документооборот в релизах 2.1.7 и 2.1.8 концепция учета договоров продолжила свое развитие (появились стороны договора). Это повлияло и на бизнес-процессы (теперь вместо процесса Утверждение надо пользоваться процессом Подписание для договоров). Рассмотрим основные моменты, на которые надо обратить внимание при внедрении управления договорами в 1С:Документооборот.

24.01.2017    33018    0    vlush78    0    

Добавление собственных "Автоподстановок" в 1С: Документооборот

Практика программирования Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

При внедрении 1С: Документооборот КОРП, столкнулся с необходимостью добавить свою автоподстановку. Автоподстановок давольно-таки много, но иногда нужно что то не типовое. Так получилось и в данном случае.

27.10.2016    19542    0    iolko    21    

Настройка бесшовной интеграции 1С: ERP 2.0 и 1С: "Документооборот" КОРП. Варианты реализации бизнес-процессов

Управление бизнес-процессами (BPM) Перенос данных из 1C8 в 1C8 Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО ERP2 ИТ-компания Бесплатно (free)

Данная статья поможет настроить интеграцию 1С ERP и 1С "Документооборот" КОРП по технологии web сервисов. Описывается пошаговая настройка программ, а также приведены примеры процесса согласования договоров продажи контрагентам. Рассмотрены различные варианты реализации процесса согласования. Приведены примеры настроек маршрутизации процесса (условные и безусловные). В статье очень много скриншотов, может, кому-то это не понравится, но без этого считаю, что статья была бы не полной, т.к. описание именно "по шагам".

09.08.2016    72292    0    iolko    85    

Новое в 1С:Документооборот ред. 2.1

Пользователю системы Управленческий учет (прочее) Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО УУ Бесплатно (free)

Фирма 1С не стоит на месте и продолжает радовать нас своими новыми версиями конфигурации 1С:Документооборот. В конце мая 2016 года вышла новая редакция 2.1, которая содержит как принципиально новые возможности, так и улучшение старых функций. В данной статье будут рассмотрены отличия конфигурации 1С:Документооборот редакции 2.1 по сравнению с редакцией 2.0.

15.06.2016    31339    0    vlush78    7    

"1С:Договорчики" - инструкция по применению. Часть 1. Начало работы и создание шаблона договора

Бухгалтерский учет Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 УУ Бесплатно (free)

В конце 2015 года фирма "1С" выпустила продукт со скромным названием "1С:Договорчики". У продукта заявлен довольно неплохой функционал, делающий его пригодным для использования в небольших и средних организациях. По продукту мало методического материала. Я попытаюсь восполнить этот пробел несколькими публикациями.

15.02.2016    28861    0    portal_orsk    30    

Нагрузочное тестирование 1С:Документооборот

Производительность и оптимизация (HighLoad) Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

Перед запуском 1С:Документооборот для средних и крупных внедрений крайне желательно провести нагрузочное тестирование, чтобы проверить корректность и скорость работы системы электронного документооборота в условиях максимальной нагрузки. В данной статье пойдет речь о том, как провести нагрузочное тестирование в 1С:Документооборот без использования 1С:КИП.

28.12.2015    20409    0    vlush78    1    

Подготовка к управлению проектами в 1С:Документооборот

Управление проектом Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО УУ Бесплатно (free)

В рамках подготовки доклада "Использование 1С:Документооборот для управления проектом" для конференции 2015 подготовил базу 1С:Документооборот для демонстрации на живом примере.

22.12.2015    17747    0    vlush78    2    

Документооборот: Сложный порядок выполнения в Комплексных процессах, включающий сложные комбинации групп И и ИЛИ

Управление бизнес-процессами (BPM) Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

Комплексные процессы состоят из под-процессов «этапы». Эти «этапы» могут запускаться после «старта процесса» или выполнения других «этапов». Что мы имеем: Если этап должен выполниться, когда выполнился весь «набор этапов», то выбираем вариант «Стартовать действие после выполнения всех отмеченных ниже действий». Если этап должен выполниться, когда достаточно выполнения одного этапа из «набора этапов», то выбираем «Стартовать действие после выполнения любого из отмеченных ниже действий». По сути первое – это логическое И, а второе – это логическое ИЛИ. Проблема: Комбинация наборов этапов из блоков И и блоков ИЛИ на уровне расстановки галочек (в форме "НастройкаПредшественниковЭтапаКомплексногоПроцесса") не доступна. В статье предлагается способ настройки таких процессов, подразумевающий незначительную доработку 1С:Документооборот КОРП (1 фоновое задание и 1 константа).

09.09.2015    18303    0    kitaevay    5    

Контроль возврата оригиналов первичных документов в типовых конфигурациях (для бухгалтеров)

Бухгалтерский учет Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 1cv8.cf БУ Бесплатно (free)

Очень часто перед рядовым (и не очень) бухгалтером встает вопрос о том, как контролировать получение оригиналов документов от покупателей/поставщиков на примере типовой бухгалтерии. В статье опишем несколько методик учета и попытаемся раскрыть все плюсы и минусы каждой из них. Опытным бухгалтерам и программистам в статье может показаться все банальным, но я думаю, все равно будет полезно ее прочесть и, возможно, кому-то это поможет.

15.07.2015    32222    0    Diversus    18    

Внедрение электронного документооборота в большой компании

Управление проектом Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО Россия Бесплатно (free)

Речь пойдет о тех методах, которые помогли мне успешно внедрить электронный документооборот в нескольких компаниях. Я постараюсь представить их в усредненном виде, чтобы вы могли пользоваться ими не только в электронном документообороте, но и также при внедрении любых других проектов. Все, что я расскажу – это всего лишь рекомендации. Потому что в каждой компании свой «огород», свои руководители.

05.06.2015    12785    0    alexbourne    12    

Психологические аспекты внедрения СЭД

Управление бизнес-процессами (BPM) Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство 1С:Франчайзи, автоматизация бизнеса Бесплатно (free)

Оказывается, осуществить проект внедрения системы автоматизации документооборота может не специалист службы ДОУ в компании команды программистов, а главный бухгалтер без отрыва от основной работы. Не потратив на внедрение ни копейки, не отрывая персонал от работы обучением и не дублируя электронный и бумажный документооборот. Редакция одного журнала о современном делопроизводстве и документообороте, которая изначально заказала мне эту статью, отказалась публиковать ее, потому что "так не бывает".

02.05.2015    15679    0    tramontana    35    

О вреде жестких BPM или особенности CRM систем для сферы услуг

Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) Документооборот и делопроизводство Управление бизнес-процессами (BPM) Бухгалтерский учет Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) Документооборот и делопроизводство УУ Бесплатно (free)

Работая в сфере профессиональных услуг, заметил такую особенность. Тут часто заказ на продукт, по ходу проработки может мутировать. В прямом смысле. Был девочка, стал мальчик. Вот такая засада.

18.12.2013    2083407    0        73    

Зарплатные и кадровые документы, регистры, отчеты, обработки

Пользователю системы Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ЗУП2.5 УПП1 Россия Бесплатно (free)

Как то раз пришлось столкнуться с проблемой - сбора всех документов по з/п и кадровому учету. Увы - список пришлось составлять самому. Может кому пригодится. Данные брались из элемента подсистемы.

20.07.2012    16209    0    Manticor    4